Arbeit optimieren

"Zeit ist Geld", so sagt das Sprichwort. Rein mit erbrachter Arbeitsleistung ein rentables Geschäft zu machen, ist nicht einfach. Stundenansätze sind schmerzlich hoch und auch die Arbeitsproduktivität muss top sein. Wir zeigen hier, wie man mit Tryton vorgehen kann.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Optimierung. Melden Sie sich über contact@tryton.cloud.

Projekte und Aufgaben vorbereiten

Stellen Sie Projekte und Aufgaben bereit, damit die Mitarbeiter:innen einfach und effizient Arbeitszeit erfassen können.

Arbeitszeiterfassung ist lästig - das ist bekannt, aber es muss einfach sein. Legen Sie den Mitarbeiter:innen also keine Steine in den Weg.
Die Projekte und Aufgaben, auf die Arbeitszeit gebucht werden soll, müssen schon komplett und klar bereitstehen, sobald man mit der Arbeitszeiterfassung startet.
Lassen Sie Projektaufgaben automatisch aus den Aufträgen entstehen um administrative Aufwände zu minimieren. Tryton hat dafür ein entsprechendes optionales Modul.

Soll Zeiten vorbereiten

Jeder Monat im Jahr hat ein Arbeitszeit-Soll. Bei Tryton geben wir das immer für eine 100% Anstellung ein. Tryton rechnet das für Teilzeit-Mitarbeiter:innen dann runter. Das Soll hängt ab von

den Soll-Stunden pro Arbeitstag
der Anzahl Arbeitstage pro Woche
der Anzahl bezahlter und unbezahlter Feiertag

Erfassen Sie die Monats-Soll-Arbeitszeiten vor Beginn des neuen Geschäfsjahres

Gehe zu >Zeiterfassung >Einstellungen >Arbeitszeitperioden

Arbeitszeit laufend erfassen

Man kann es nicht oft genug sagen. Wenn man fair, korrekt und effizient Arbeit verrechnen will, so müssen die Arbeiter:innen laufend die Arbeitszeiten erfassen. Gerade bei Dienstleistungen, wo man dauernd das Projekt wechselt, steht man sonst bald da und weiss nicht mehr, für welches Projekt man wieviel gearbeitet hat. Viele tragen dann lieber keine Arbeitszeit ein als Werte, die sie nicht mehr begründen können.

Seien Sie als Chef:in oder Bereichsleiter:in oder Mitarbeiter:in ein Vorbild für die anderen Mitarbeiter:innen und erfassen auch Sie Ihre Arbeitszeit laufend und effizient.
Stellen Sie genügend Geräte bereit, mit denen die Arbeitszeit sofort und ohne viel Aufwand eingetragen werden kann.
Geben Sie mögliche Texte vor, die man für die Arbeitszeiterfassung gut brauchen kann.

Produktivität prüfen

Prüfen Sie regelmässig die Produktivität Ihres Teams. Das ist in Tryton ganz einfach, denn bei der Arbeitszeiterfassung definiert man, ob die Zeit verrechenbar sein soll oder nicht.

Definieren Sie die Soll-Produktivität jedes Mitarbeiters auf den Mitarbeitereinstellungen. Die Produktivität soll anspruchsvoll, aber erreichbar sein.
Schauen Sie die Produktivität der Mitarbeiter:innen an unter >Zeiterfassung >Auswertungen >Mitarbeiter-Produktivität.
Besprechen Sie die gemessene Produktivität mit dem/der jeweiligen Mitarbeiter:in.

Arbeitszeiten verrechnen

Untersuchen Sie die erfassten Arbeitszeiten

Schauen Sie die als "nicht verrechenbar" taxierten Arbeitszeiten durch. Sprechen Sie die Mitarbeiter:innen an und versuchen Sie zu klären, wie die Arbeitseffizienz gesteigert werden kann.
Teilen Sie den Mitarbeitern clevere Arbeitsfelder zu. Mischen Sie pro Mitarbeiter nicht Arbeitsfelder, wo es eine hohe Produktivität braucht (z.B. Produktionsarbeiten) mit andern Arbeitsfeldern, wo die Produktivität nicht direkt an der Arbeitszeit hängt (z.B. Marketing). Die Mitarbeiter:innen sind sonst nicht gut fokussiert.

Effizient arbeiten

Gewisse Arbeiten kann man pauschalisieren. Sie werden "im Akkord" verrechnet, also pro erledigtes Stück Dienstleistung. Dies hat den Vorteil, dass clevere Mitarbeiter:innen vielleicht mehrere Jobs parallel machen können und die Effizienz somit steigern können.

Projekte verrechnen

Länger dauernde Projekte kann man vielleicht in monatlichen Stundenabrechnungen verrechnen. Das ist in Tryton über ein optionales Modul sehr einfach zu managen, da Tryton automatisch aus den aufgelaufenen Arbeitszeiten neue Rechnungen erstellen kann.

Spesen verrechnen

Der Vollständigkeit halber hier noch die Info, dass auch die Spesen der Mitarbeiter:innen regelmässig verrechnet werden sollen.

Bitte verrechnen Sie etwaige Spesen am Jahresende noch im aktuellen Geschäftsjahr um transitorische Buchungen zu vermeiden.