ARBEITEN MIT PROJEKTEN

Mit Projekten zu arbeiten ist eine grossartige Sache, sei es intern für die Firma oder mit Kunden. Man behält so die zu erledigenden Arbeiten und Kosten im Überblick.

Was für Projekte machen in Ihrer Firma Sinn? Wir zeigen Ihnen gerne, wie man Projekte erstellt, organisiert und einfach auswertet. Melden Sie sich über contact@tryton.cloud.

In Firmen gibt es eigene Projekte und welche für die Kunden. Mit tryton.cloud managen Sie beide Typen.

Ihre Angestellten buchen ihre gesamte Arbeitszeit auf die Projektaufgaben. Das ergibt neben der Projektarbeitszeit auch Infos zu Ferien-Zeit, Weiterbildungs-Zeit, Militär-Zeit und Rest-Zeit. Die Auswertungen sind daher exakt und umfassend.

NEUES PROJEKT

Projekte werden entweder aus Verkäufen automatisch erstellt oder man erstellt sie manuell füllt sie anschliessend mit Aufgaben.

Projektliste

Die Liste der Projekte ist zu finden unter:

• Gehe zu >Projekte >Projekte >Projekte
• Mit der Symbol "Beziehung öffnen" können Sie vom Projekt direkt zu den Projektaufgaben, zu den Angeboten und zu den Rechnungen springen.

Automatische Projekterstellung

Der einfache Weg zu einem Projekt zu kommen ist ein Angebot zu schreiben. Das läuft dann so ab:

• Erstellen Sie einen neuen Verkauf.
• Weisen Sie den Kunden zu.
• Fügen Sie beliebig Dienstleistungen in das Angebot ein.
• Diese Dienstleistungen werden später im Projekt zu "Aufgaben".
• Nutzen Sie auch das Leistungsverzeichnis Modul. Es ist super. Sie können hinter einer Diensleistungsartikel beliebig viele "Aufgaben Pakete" definieren. Man kann das auch als Leistungsverzeichnis bezeichnen. Bei jedem Aufgaben Paket können Sie eine Dauer angeben, die in der Regel für die Abarbeitung gebraucht wird.
• Wenn Sie eines oder mehrere Aufgaben Pakete in die Verkaufsposition einfügen, so wird die gesamt nötige Arbeitszeit automatisch errechnet, was sehr bequem ist.
• Falls Sie wünschen, können Sie schon bei dem Angebot die Projekt-Teilnehmer definieren (optionales Modul).
• Lassen Sie den Kunden das Angebot zusagen, wodurch der definitive Auftrag entsteht.

Sie erhalten dadurch ein kalkuliertes und strukturiertes Angebot und somit einen vom Kunden abgenommenen Kostenrahmen. Dies hat verschiedene Vorteile:

• Mit Zusage des Angebots wird das Projekt und die darin enthaltenen Aufgaben automatisch erstellt.
• Die zu erledigenden Aufgaben im Projekt sind schon klar. Falls Sie mit den oben erwähnten Aufgaben Paketen arbeiten, werden sogar detaillierte Unteraufgaben erstellt.
• Die Ansätze zu den einzelnen Aufgaben sind definiert.
• Der Kostenrahmen aufs ganze Projekt ist klar und auch der Arbeitszeit- und Kostenrahmen pro einzelner Projektaufgabe.
• Diese Zahlen werden ins Projekt übernommen und werden als "geschätzte" Kosten dargestellt. Man wird im Laufe des Projektes immer elegant sehen können, ob die "effektiv" gearbeitete Zeit von der offerierten Zeit abweicht.
• Die Projekt-Rollen werden aus dem Auftrag automatisch übernommen (optionales Modul).
• Die Projekt-Aufgaben und Projekt-Unteraufgaben sind für die Arbeitszeiterfassung umgehend verfügbar.

Manuelle Projekterstellung

Projekte können aber auch manuell erstellt werden ohne zugehörigen Verkauf.

• Gehe zu  >Projekte >Projekte >Neuer Datensatz
• Erfassen Sie ein neues Projekt
• Erfassen Sie neue Projektaufgaben, die Sie dem Projekt untergliedern. Aufgaben sind hierarchisch verschachtelbar.

Vorlagen-Projekte

Falls Sie immer wieder ähnliche Projekte haben, können Sie sich auch verschiedene Vorlagen-Projekte zusammenstellen.

Frühere Projekte oder Vorlagen-Projekte können Sie später nach Bedarf einfach kopieren und für ein konkretes Projekt anpassen.

Aufgaben

Bei jeder Projektaufgabe sind folgende Informationen abgelegt

• Beschriebstext
• Geschätzte Arbeitszeit
• Zugeordneten Dienstleistungsartikel
• Der Dienstleistungsartikel dient zur korrekten finanziellen Vor- und Nachkalkulation, wie auch für die Verrechnung des Projektes.
• Bei ihm sind alle nötigen Preis- und Finanzbuchhaltungsinformationen hinterlegt sind.
• Der Einkaufspreis auf dem Dienstleistungsartikel ist somit der "interne Stundenansatz".
• Der Verkaufspreis ist jener Preis, der pro Stunde verrechenbarer Arbeitszeit dem Kunden verrechnet wird.
• Der Preis kann angepasst werden (individuell pro Aufgabe, pro Kunde mit optionalem Preislisten-Modul oder für den gesamten Mandant)
• Normalerweise sind die Dienstleistungen in der Einheit "Stunden" erfasst, aber man kann auch "Tage" oder "Wochen" oder eigene Einheiten definieren.
• Zeiterfassungsblatt, wo man die rapportieren Arbeitszeiten der Mitarbeiter sieht.

Öffnet man eine Projektaufgabe, so sind auch die bisher erfassten Arbeitszeiten im Detail zu sehen.

Arbeitszeit

Pro Projektaufgabe (und aufsummiert) sieht man verschiedene Arbeitszeit-Zahlen.

• Stunden:Die bisher gearbeitete Arbeitszeit
• Geschätzt:Die budgetierte Arbeitszeit
• Verrechenbare Stunden:Die Summe der Arbeitszeiten, die als verrechenbar erfasst wurde.
• Verrechnete Stunden:Die Summe der Arbeitszeiten, die über eine der Projektrechnungen bereits verrechnet wurde.

Haupt- und Teilprojekte

Für grössere Projekte (z.B. Kampagnen) ist es allenfalls praktisch Projekte zu verschachteln. Somit bekommt man Hauptprojekte mit Teilprojekten. Öffnen Sie dazu das Teilprojekt und fügen Sie bei "übergeordnetes Projekt" das Hauptprojekt hinzu. Hier einige Anwendungsbeispiele:

• Wenn Sie zum Beispiel eine Kampagne "Der neue Smart" haben, können Sie die Teilprojekte "Fernsehwerbung Smart" "Plakatwerbung Smart" und "Prospekt Smart" der Kampagne untergliedern.
• Wenn Sie eine Überbauung "Quartier Süd" haben, können Sie die Teilprojekte "Haus 1" "Parkgestaltung" und "Ladenkomplex" dem Quartier-Projekt untergliedern.

Projektrollen