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BESCHAFFUNG NORMAL

Hier soll beschrieben werden, wie Lieferantenbestellungen durchgeführt werden können.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Konzeption Ihrer Auftrags- und Beschaffungsprozesse. Melden Sie sich über contact@tryton.cloud.

RAHMENBEDINGUNGEN

Eine Voraussetzung ist, dass die Lagerbewirtschaftung in Ihrem Tryton in Betrieb ist. Auch braucht es Artikel, die käuflich sind und bei denen die Lagerverwaltung aktiv ist. 

      • Artikel des Typs "Ware" sind erfasst.
      • Die Artikel sind als "Verkäuflich" und "Käuflich" gekennzeichnet.
      • Den Artikeln sind Lieferanten hinterlegt.
        • Der Punkt "Beschaffung bei Verkauf" ist nicht aktiviert (siehe separate Anleitung für diesen Fall)
        • Falls Sie wünschen mit Lieferantenpreisen.
        • Falls Sie wünschen mit Staffelpreisen.
        • Falls Sie wünschen mit speziellen Beschaffungsmengen.

 

BESTELLVORSCHLÄGE

Bedingungen, dass Tryton für Sie automatisch Bestellvorschläge erstellt:

      • Ein Artikel muss ein Lager haben (also nicht auf "Verkaufsmaterial" stehen)
      • Die Option „käuflich“ muss aktiviert sein.
      • Wenn dann das Lager unter 0 fällt, wird automatisch ein Bestellvorschlag erstellt.

Optional kann Ihnen Tryton auch sagen, ob Artikel nachbestellt werden sollen. Dazu kommen "Bestellpunkte" (siehe Lagerverwaltung) oder die Funktion "Bestellung bei Verkauf" (Siehe Artikelverwaltung) in Einsatz.

      • Gehen Sie nach >Einkauf >Bestellvorschläge
      • Dort sehen Sie die Artikel, die gemäss den von Ihnen konfigurierten "Bestellpunkte" (Mindestlagermengen) bestellt werden sollten.
      • Dort sehen Sie auch Artikel, die Kunden bestellt haben und die Funktion "Beschaffung bei Verkauf" aktiv haben.

Sehen Sie ungewollte Bestellvorschläge?

      • Falls Sie aus Versehen einen Artikel noch nicht als "Verbrauchsmaterial" definiert haben und ihn verkaufen, so geht das Lager unter 0. Das ergibt automatisch einen Bestellvorschlag.

Ungewollte Bestellvorschläge entfernen

      • Versehentlich erstellte Bestellvorschläge können Sie nicht einfach löschen. Sie werden automatisch wieder erstellt
      • Sie müssen daraus einen Einkauf erstellen und diesen anschliessend annullieren.
 

BESTELLUNGSPROZESS

Automatische Bestellung aus Bestellvorschlägen

Mit Bestellvorschlägen, siehe oben, können Sie die Einkäufe automatisch erstellen lassen

      • Markieren Sie die Bestellvorschläge.
      • Lassen Sie sich über das Funktions-Symbol automatisch "Einkäufe" erstellen.
      • Da Sie bei den Artikeln einen Lieferanten hinterlegt haben, kann Tryton automatisch die Einkäufe für Ihre verschiedenen Lieferanten zusammenstellen.
Alternative: Manuelle Bestellung
      • Erstellen Sie einen Einkauf.
      • Fügen Sie die zu bestellenden Artikel dem Einkauf hinzu.
      • Optimalerweise tragen Sie die Verkaufsnummer oder die Auftragsnummer des Lieferanten im Einkauf ein.
Einkauf fertig stellen
      • Sagen Sie den Einkauf in Tryton zu.
      • Im Hintergrund werden nun Lagerbewegungen erstellt. Diese befinden sich im Status "Entwurf".

 

LOGISTIK / LAGER

Mit der Bestellung beim Lieferanten wird sofort das Lager-Management aktiviert. Jeder Einkauf ist in den verschiedenen virtuellen und realen Lagerorten nachvollziehbar.

Material wird bestellt
Sie haben beim Lieferanten die Artikel bestellt und Ihren "Einkauf" in Tryton zugesagt. Der Lieferant stellt nun das Material bereit und wird es Ihnen zusenden.
      • In dieser Phase sehen Sie die bestellten Artikel im Lagerort "Lieferant".
Material trifft ein und wird geprüft
Die bestellten Waren werden vielleicht komplett oder vielleicht auch in verschiedenen Sendungen geliefert.
      • Prüfen Sie die erhaltene Ware SOFORT auf Vollständigkeit, Legitimität und Schäden.
      • Die Lieferscheine des Lieferanten sollten mit den eigenen Bestellscheinen verglichen und gemeinsam abgelegt werden. Erst wenn alle Positionen einer Bestellung eingetroffen sind, wird unser Bestellschein abgelegt.
      • Sollten falsche Lieferungen eingetroffen sein, ist dies dem Lieferanten sofort telefonisch mitzuteilen. Er wird aufgefordert, die bestellte Ware schnellstmöglich korrekt nachzuschicken. Im Gegenzug retournieren wir ihm die falsch gelieferten Waren.
      • Bei defekten Lieferungen ist umgehend der Lieferanten zu informieren. Bei den meisten Lieferanten muss dazu ein RMA-Formular (Return Merchandise Authorization) angefordert werden (meist im Partnershop). Normalerweise muss bei der Schadenmeldung sowohl das Gerät, etwaige Seriennummern wie auch eine kurze Schadensbeschreibung angegeben werden.
      • Mit dem RMA-Formular wird die Ware dem Lieferanten retourniert. Eine Kopie des RMA-Formulars ist bei uns abzulegen, bis die neue Ware oder eine Gutschrift eingetroffen ist.
Material einbuchen
Die geprüften Waren sollen nun in Tryton ins Lager eingebucht werden.
      • Sobald eine Lieferung eintrifft, sei sie vollständig oder nicht, erstellen Sie unter >Lager >Lieferposten von Lieferanten einen neuen Eintrag.
      • Tragen Sie den Lieferanten ein.
      • Klicken Sie auf die Plus-Taste (gleich rechts vom Suchfeld in der Mitte des Dialogs).
      • Es werden nun die erwarteten Lieferungen dieses Lieferanten angezeigt.
      • Markieren sie jene Lieferungen, die eingetroffen sind.
        • Wenn diese nicht eindeutig sind, steht in der Bewegung der Verweis auf den Einkauf und auf diesem z.B. der Kunde.
        • Wenn eine Teillieferung vorliegt, soll die effektiv gelieferte Menge der Artikel eingegeben werden. Tryton kümmert sich darum und erstellt automatisch eine neue Lagerbewegung für die spätere Restlieferung.

Beim Vorgang des Einbuchens der Artikel ins Warenlager, passieren zwei Schritte:

      • Im ersten Schritt werden die gelieferten Artikel im Lagerort "Lieferant" ausgebucht und dafür im Lagerort "Wareneingang" eingebucht. Die Idee ist, dass in diesem Zustand die Waren wie oben beschrieben geprüft werden.
      • Beim zweiten Schritt werden die kontrollierten Artikel im Lagerort "Wareneingang" ausgebucht und ins den Lagerort "Lagerzone" eingebucht. Nun sollten die Artikel im Regal stehen.

 

WERT DER WAREN

Tryton kann den Warenwert des Lagers selbständig berechnen. Die Grundlage dafür sind die Module "product_cost_fifo" und "product_cost_history".

Material wird geliefert
Nach dem Einkauf folgt der Wareneingang. Beim Wareneingang werden die Lieferposten vom Lieferanten entgegengenommen.
Preis wird definiert
Bei der eingehenden Bewegung sieht man den Einzelpreis, so wie er bei der Bestellung angegeben wurde.
 
Diesen Preis der Ware können Sie hier aber ändern, zum Beispiel wenn der Lieferant den Preis verändert haben sollte.
 
Ein weiterer Grund den Preis anzupassen wäre, wenn Sie Einkaufskosten wie etwa Zoll, Steuern, Lieferkosten oder Kleinmengenzuschläge einrechnen möchten. Somit haben Sie einen realistischeren Einkaufspreis.
Weitere Module
Interessant sind auch die Module "purchase_shipment_cost" und gegebenenfalls auch "sale_shipment_cost". In "purchase_shipment_cost" können Versandkosten bei Warenannahme angegeben und folgend automatisch zu den Einzelpreisen der Lieferung hinzugerechnet werden. Mit dem Modul "sale_shipment_cost" können Sie solche Zulieferungskosten bereits bei der Offerte berücksichtigen.