KREDITKARTEN ABRECHNUNGEN

INFOS ZUM THEMA

In diesem Fall gehen wir davon aus, dass Sie für den Kunden eine Rechnungen erstellt hatten und er diese per Kreditkarte zahlte. Sie liessen dem Kunden sodann eine Quittungsformular zukommen.

DIE KRUX DER SACHE

Damit Sie eine korrekte Buchhaltung bekommen müssen Sie ja sicher sein, dass Ihre "Quittungsrechnungen" korrekt erfasst wurden. Es darf keine Dubletten geben und keine vergessenen Rechnungen. Die Konsequenz ist, dass Sie jeder Kreditkartenabrechnung jene Rechnungen zuweisen müssen, die mit dieser Zahlung bezahlt wurden. Es müssen also einer Kreditkartenrechnung mehrere Kundenrechnungen zugeordnet werden können.

Weiter ist zu beachten, dass das Zahlungsdatum der Rechnung nicht jenem Datum entspricht, wo Sie das Geld von der Kreditkartenfirma erhalten haben, sondern jenem Datum, wo die Rechnung mit der Kreditkarte bezahlt wurde.

Zudem müssen Sie der Kreditkartenfirma Spesen bezahlen. Diese dürfen nicht direkt von den Rechnungen abgezogen werden, sondern werden separat als Betriebsaufwand verbucht.

Abgrenzung: Man beachte, dass es Karten gibt, die ähnlich wie Kreditkarten sind (z.B. CH Postfinanz Card), aber alle Zahlungen täglich einbuchen. Dort lohnt sich dieses Verfahren nicht, sondern man gleicht das entsprechende Konto direkt ab.

VORBEREITUNGEN

Damit wir ein korrektes Prozedere abwickeln können, erstellen wir für Sie ein "Kreditkarten Durchlaufkonto" (z.B. Kontonummer 1108). Zudem wird ein Zahlungsjournal "Zahlung per Kreditkarte" erstellt, mit dem Sie eine Rechnung über das "Kredikarten Durchlaufkonto" auf bezahlt setzen können.

Zudem erstellen wir Ihnen ein Journal, mit dem die Kreditkartenspesen verbucht werden können.

KREDITKARTEN-RECHNUNGEN VERBUCHEN

ABLAUF RECHNUNGSERSTELLUNG

Nun geht es los. Sie erstellen Rechnungen, der Kunde zahlt per Kreditkarte und Sie setzten die Rechnungen über das Zahlungsjournal "Zahlung per Kreditkarte" auf bezahlt. Zur späteren Nachvollziehbarkeit schlagen wir Ihnen vor im Bemerkungsfeld die vierstellige Transaktions-Laufnummer einzutragen. Natürlich sind auch Teilzahlungen möglich wie üblich in Tryton.

Die Folge ist eine Buchung pro Rechnung mit dem jeweiligen Brutto-Rechnungsbetrag.

ABLAUF KREDITKARTENZAHLUNG

Andererseits bekommen Sie den um die Spesen reduzierten Betrag von der Kreditkartenfirma. Diesen Buchen Sie auch mit Soll (Bank) auf das "Kredikarten Durchlaufkonto".

ZUWEISUNG UND SPESENVERBUCHUNG

Jetzt wird es ernst. Machen Sie folgende Arbeit wöchentlich. Sie weisen nun einer Kredikartenzahlung die entsprechenden Rechnungen zu. Nehmen Sie den Auszug der Kreditkartenfirma zur Hand, wo die Einzelzahlungen aufgeführt sind.

• • • Gehen Sie zu >Buchhaltung >Abschlussarbeiten >Konten abstimmen
    • Wählen Sie das Kreditkarten Durchlaufkonto, z.B. 1108
    • Markieren Sie einerseits die entsprechende Zahlung der Kreditkartenfirma
    • Markieren Sie andererseits die zum Auszug der Kreditkartenfirma passenden Rechnungen

Nun kommt der Punkt, wo Sie die Zuweisung fertig machen.

• • • Gehen Sie auf das Symbol >"Aktion ausführen"  und dort auf >Buchungspositionen abstimmen
    • Die Differenz wird in Ihrer Währung angezeigt. Das sind nun die Spesen und sollten den auf dem Auszug der auf dem Kreditkartenauszug aufgeführten Spesen entsprechen. Bitte kontrollieren.
    • Geben Sie im Journal Feld Ihr "Kreditkartenspesen" Journal ein
    • Schreiben Sie eine passende Bemerkung ins Bezeichnungsfeld
    • Als Buchungsdatum geben Sie das Datum des Kreditkartenauszuges an
    • Scheiben Sie die Buchung fest

Fertig.

KONTROLLE

Wenn Sie nächstes mal diese Konten-Abstimmen Funktion wieder öffnen, werden die abgearbeiteten Kreditkartenbuchungen nicht mehr sichtbar sein. Wenn die Liste also möglichst leer ist, dann ist gut.

 

PAYPAL ABRECHNUNGEN

Infos zum Thema

Aktuell ist der Sachverhalt wie folgt:

1. Der Tryton-Verkauf wurde über den Webshop erstellt
2. Die Shop-Bestellung wurde über den Webshop per Paypal bezahlt
3. Die Zahlung per Paypal war erfolgreich und ist daher in Tryton beim Verkauf als "Zahlung" sichtbar (der Bereich wird erst sichtbar, falls es effektiv auch Zahlungen hat auf dem Verkauf. Siehe Screenshot unten.
4. Da die Zahlung per Paypal erfolgreich war, ist der zu zahlende Betrag korrekter Weise 0
5. Aber die Rechnung ist noch im Status "Festgeschrieben", weil die Paypal Zahlung keinen Buchungssatz für die Zahlung ausgelöst hat

Zahlungen und Rechnungen verbuchen

Das Problem löst auf, wenn

1. Die Zahlung von Paypal an Ihre Firma erstattet wurde
2. Die Zahlung von Ihnen in Tryton auf das Debitorenkonto gebucht wird und
3. und diese Zahlungs-Buchungszeile dann manuell mit der Buchungszeile der Rechnung abgestimmt wird

Automatisierung

Zur Automatisierung gibt es ein Modul, das beim Abgleichen unterstützen kann, so dass die Zahlungen mit den Rechnungen automatisiert abgeglichen werden können und man im Anschluss "nur noch das Paypal Konto aufräumen muss". Diese Module heisst "account_payment_clearing" und kann optional in Ihre Datenbank implementiert werden.