LIEFERANTEN RECHNUNG

Automatische Lieferantenrechnung per "QR-Code oder ESR"

Vorkonfiguration

Damit Sie automatisiert per Scanner Lieferantenrechnungen erfassen können, muss tryton.cloud wissen, wie die Aufwände eines bestimmten Lieferanten zu verbuchen sind.

• Erstellen Sie Aufwand-Artikel für Ihre Einkaufe, z.B. für Wareneinkauf, Auto-Unterhalt, Postversand etc.
• Öffnen Sie die Partei des Lieferanten
• Tragen Sie im Register "Buchhaltung" den zu diesem Lieferanten passenden Standard Aufwand-Artikel ein
• Tragen Sie im Register "Buchhaltung" auch das Standard Zahlungsziel für den Lieferanten ein

Sobald Sie einen ESR oder QR-Code einlesen, wird tryton.cloud in Ihrer Datenbank den Lieferanten suchen. Es wird dabei nach dem Bankkonto und der ESR-Kundennummer gesucht. Diese zwei Angaben müssen Sie also vorgängig bei der Partei des Lieferanten eintragen.

• Tragen Sie bei jedem Ihrer Lieferanten dessen Bankkonto gemäss Einzahlungsschein unter >Partei >Banking ein:
  • Erstellen Sie dazu eine neue Bankverbindung
  • Weisen Sie darin die Bank des Lieferanten zu (diese soll vorgängig wie eine normale Partei erfasst worden sein)
  • Geben Sie auch die offizielle ID der Bank (BIC / SWIFT) ein
  • Als Kontoinhaber weisen Sie den Lieferanten zu
• Für QR-Code Rechnungen:
  • Fügen Sie eine neue Kontonummer des Typs "IBAN" hinzu und tragen Sie die IBAN Nummer ein, wie neben dem QR-Code angegeben.
• Für ESR Rechnungen:
  • Für ESR-Rechnungen fügen Sie eine neue Kontonummer des Typs "Postkonto" ein und tragen Sie die Kontonummer gemäss ESR-Einzahlungsschein ein
  • Fügen Sie zudem einen weiteren Eintrag des Typs "ESR-Kundenidentifikation" hinzu und tragen Sie die ersten 6 Ziffern am Anfang der Referenznummer ein.

 

Einlesen

So geht die einfache automatische Erstellung von Lieferantenrechnungen mit Scannern.

• Gehen Sie zu >Buchhaltung >Fakturierung >Lieferantenrechnungen >Kodierzeile einlesen.
• Lesen Sie den Code mit einem Lesestift einem QR-Code Scanner oder der "smoohscan" App in das entsprechende Feld ein.
• Klicken Sie weiter.
• Nun wird der Lieferant gefunden, das Zahlungsziel eingesetzt, ein Aufwand-Artikel und der entsprechende Mehrwertsteuersatz automatisch zugewiesen.
• Tragen Sie das Rechnungsdatum ein wie auf der Lieferantenrechnung aufgedruckt.
• Sie Beschreiben nun noch im Detail, um was es bei der Rechnung geht, damit Ihre Treuhandfirma und etwaige Revisoren schnell verstehen, um was es geht.
• Gehen Sie nun weiter um die Rechnung fertigzustellen.
• Prüfen Sie die Rechnung und schreiben Sie sie anschliessend fest.

Manuelle Lieferantenrechnung per "Aufwand-Artikel"

Vorkonfiguration

Damit Sie eine Lieferantenrechnungen erfassen und übers eBanking bezahlen können, muss tryton.cloud die Bankangaben des Lieferanten kennen.

• Öffnen Sie die Partei des Lieferanten
• Tragen Sie im Register "Banking" eine IBAN Nummer ein.
• Falls Sie über ESR bezahlen möchten, tragen Sie auch ein Postkonto und die ESR-Teilnehmernummer des Lieferanten ein.

Einlesen

Mit vorbereiteten Aufwand-Artikeln können Sie sehr einfach und effizient Lieferantenrechnungen erfassen, die anschliessend auch korrekt terminiert und verbucht werden können.

• Erstellen Sie eine neue Lieferantenrechnung unter >Buchhaltung >Fakturierung >Lieferantenrechnungen.
• In die Bezeichnung der Rechnung tragen Sie ein.
• Im Feld "Belegnummer" tragen Sie für die spätere Suche die vom Lieferant aufgedruckte Rechnungsnummer ein.
• Das Rechnungsdatum und die Zahlungsbedingung tragen Sie ein wie vom Lieferant aufgedruckt.
• Fügen Sie nun einen oder mehrere Aufwand-Artikel hinzu, bis das Total auf der Rechnung übereinstimmt.
• Schreiben Sie anschliessend die Rechnung fest.

Lieferantenrechnung aus einem Einkauf

Bei grösseren Handelsfirmen wird ein "ausführlicherer" Weg beschritten. Im Standard-Handelsprozess erstellen Sie in Tryton einen "Einkauf" für einen Lieferanten. Im Einkauf definieren Sie die zu bestellenden Artikel. Der Lieferant wird die Waren liefern und dafür eine Rechnung stellen.

Tryton kann somit zu diesem "Einkauf" automatisch eine entsprechende "Lieferantenrechnung" mit all den eingekauften Artikeln erstellen. Die Lieferantenrechnung wird also automatisch mit allen nötigen Angaben erstellt.

Sobald die Artikel eingetroffen sind, erhalten Sie vom Lieferanten natürlich eine Rechnung dazu. Wenn diese übereinstimmt, so werden Sie die entsprechende Lieferantenrechnung in Tryton "festschreiben" und direkt bezahlen.

Spezialfall: Bezugssteuer (Reverse Charge)

Beziehen Sie Dienstleistungen oder immaterielle Produkte (Software, Lizenzen, etc) aus dem Ausland? Auch diese müssen bei der MwSt deklariert werden.

Man deklariert solche Aufwände nicht wie vermutet einfach als Einkauf mit 0% Mehrwertsteuer, weil ja keine Mehrwertsteuer auf der Rechnung steht. Der Staat bevorzugt einen aufwändigeren Weg. Man tut zuerst so, als ob man wie bei normalen Waren die ordentliche MwSt-Vorsteuer (Position 400 und 405 der Mehrwertsteuer-Abrechnung) bezahlt hätte und zieht dann diese Steuer als "Bezugssteuer" (also eine Art MwSt-Umsatzsteuer, siehe Position 382 der Mehrwertsteuer-Abrechnung) gleich wieder ab. Am Schluss gibt es auch 0 (ausser für Firmen mit Saldo-Steuersatz).

Was in der Schweiz "Bezugssteuer" heisst, ist im europäischen Ausland bekannt das "Reverse Charge" Verfahren.

Diese Bezugssteuer ist ein optionale Funktion in Tryton. Bitte nehmen Sie mit Ihren Systemintegrator Kontakt auf.