PLAKETTENVERKAUF FÜRS LFK

Das "Lozärner Fasnachtskomitee" nutzt die tryton.cloud Lösung für den Verkauf der jährlichen Fasnachtsplaketten. Dabei werden während der Fasnachtstage über 100 Verkäufer gemanagt.

Bei Fragen melden Sie sich über contact@tryton.cloud.

VORBEREITUNG FÜR DIE FASNACHT

Neue Fasnacht erstellen
  • Eine neue Fasnacht unter >Fasnacht >Einstellungen >Fasnachten erstellen
  • Die Fasnachtstage unter >Fasnacht >Einstellungen >Fasnachten >Verkaufstag erfassen.
  • Das Geschäftsjahr muss in der Finanzbuchhaltung erstellt werden.
Plakettentypen erfassen
  • Die zu verkaufenden Plakettentypen auf der kommenden Fasnacht unter >Fasnacht >Einstellungen >Fasnachten erfassen.
    • [kpl] Kupfer Plakette
    • [spl] Silber Plakette
    • [gpl] Gold Plakette nummeriert
    • [spi] Pin
    • [gpi] Gold Pin nummeriert
    • [gko] Gold Kombi
    • [kbo] Kupfer Bogen
    • [sbo] Silber Bogen
    • [spb] Silber Plus Bogen

 

ORGANISATION AN DER FASNACHT

Sekretariat
  • Die Zentrale ist im Hotel Schweizerhof im Raum "Pilatus".
  • Es ist Ausgeschildert mit dem „FIKO“ Pfeil.
Installation

Generell muss nur über die Webseite auf das System zugegriffen werden.

  • Installation von Adobe Acrobat Reader
  • Installation von LibreOffice
  • Installation von Google Chrome
  • Für Windows Computer
    • Unter >Windows >Einstellungen >Apps >Standardapps >Standard Apps nach Dateityp
    • .pdf wählen und auf öffnen mit "Adobe Acrobat" einstellen
    • Unter >Chrome >Einstellungen >Erweitert >Sicherheit und Datenschutz >Inhaltseinstellungen >PDF >PDF Dateien herunterladen bitte aktivieren
    • Pop-Up Block für http://lfkplaketten.azurewebsites.net und https://lfkplaketten.azurewebsites.net ausschalten.
  • Mit Google Chrome öffnen: http://lfkplaketten.azurewebsites.net

Auf den Computern kann der Tryton Client installiert werden, falls direkt auf Tryton zugegriffen werden muss.

 

PROZESSE IM WEBTOOLS

Verkaufstag
  • Der Verkaufstag wird oben in der Mitte automatisch eingetragen. Man kann ihn aber im Auswahlmenü ändern.
Verkäufer erstellen
  • Unter >Partei erstellt man einen neuen Verkäufer, indem man seinen Namen und seine Adresse erfasst.
  • Auch gibt man an, welche Kategorien von Plaketten er verkaufen kann.
  • Wenn ein "Verkäufer" eine Gruppe ist, kann man auch mehrere Kontaktpersonen hinterlegen. Solche Kontaktpersonen kann man im Web aber nicht hinterlegen. Das muss man mit dem Tryton Client machen. Wenn man das will, wählt man "Organisation" als Parteityp und legt im Register "Kontakte" weitere Kontaktpersonen an. Die Verrechnung geht aber immer an den "Verkäufer". Man kann aber so besser kontrollieren, welche Kontaktperson Plaketten geholt oder zurückgegeben hat.
Plaketten beziehen
  • Ein Verkäufer kommt und will Plaketten holen. Man erfasst die Partei, wenn sie noch nicht eingetragen ist.
  • Dann geht man auf >Bezüge und trägt im Suchfeld den Verkäufer ein.
  • Jetzt trägt man die Anzahl Plaketten ein, händigt sie aus und klickt auf "Abschliessen"
  • TECHNISCHE INFO: Bei diesem Vorgang wird im Hintergrund eine Rechnungsposition auf den Verkäufer erstellt. Diese Rechnungsposition ist noch keiner Rechnung zugewiesen.
Plaketten retour geben
  • Ein Verkäufer kommt und will Plaketten retour geben.
  • Gehe zu >Rückgaben und trage im Suchfeld den Verkäufer ein.
  • Jetzt trägt man die Anzahl Plaketten ein, die der Verkäufer zurückgegeben hat und klicke auf "Abschliessen"
  • TECHNISCHE INFO: Bei diesem Vorgang wird im Hintergrund eine Rechnungsposition auf den Verkäufer erstellt. Das ist jetzt ein Minus-Betrag. Diese Rechnungsposition ist noch keiner Rechnung zugewiesen.
Bareinlagen
  • Ein Verkäufer kommt vom Verkauf retour und will nur Geld abgeben. Plaketten hat er noch.
  • Gehe zug >Bareinlagen und trage im Suchfeld den Verkäufer ein.
  • Trage nun den Betrag ein und klicke auf "Abschliessen"
  • TECHNISCHE INFO: Bei diesem Vorgang wir im Hintergrund ein Datensatz in der Finanzbuchaltung erstellt (Konto 1010 Kasse Büro FIKU an 1100 Debitoren). Es wird das Journal "FIKO - Barzahlung" verwendet. Sobald später die Rechnung erstellt wird, wird aus diesem Bareinlage-Datensatz ein Zahlungsdatensatz.
Aktueller Stand
  • Unter >Abrechnung kann man den aktuellen Saldo vor der Abrechnung anschauen.
  • Trage dazu im Suchfeld den Verkäufer ein, so dass die Zusammenstellung dargestellt wird.
"Verlorene" Rechnungspositionen?

An der Fasnacht gehen durch den Tag hin und wieder vorbereitete Rechnungspositionen vergessen. Man kann dann folgendes tun:

  • Wir müssen uns dann in Tryton einloggen und unter >LFK Plakettenverkauf >Rechnungspositionen Kunde
  • Dort schauen wir, welche stecken geblieben sind (gewisse sind natürlich auch dort, weil sie einfach noch nicht abgerechnet wurden, was korrekt ist).
  • Wir müssen dann für jene, die stecken geblieben sind ein neue Rechnung erstellen, die Partei zuweisen und dann werden die Rechnungspositionen automatisch der Rechnung zugewiesen.
  • Anschliessend können die LFK Leute die Rechnungen im Web-Tool wieder sehen.

 

AUSWERTUNGEN IN WEB

Abrechnung pro Partei

  • Unter >Partei >Verkäufer >Abrechnung Fasnacht kann ein PDF gezogen werden, das den aktuellen offenen Saldo eines Verkäufers darstellt.

 

AUSWERTUNGEN IN TRYTON

Excel Export

Ein Export nach Excel ist vorhanden und wird sporadisch gebraucht

  • Vorname, Nachname, Email, Telefon

 

ABSCHLUSS DER FASNACHT

Datenbereinigung

Die Daten der vergangenen Fasnacht sollen ausgewertet und geprüft werden.

  • Unter >Buchhaltung >Fakturierung >Rechnungsausgang >Rechnungspositionen Kunden prüfen, dass es keine offene und daher nicht verrechnete Positionen gibt. Falls es noch welche hat, diese mit einer neuen Rechnung verrechnen und abschliessen.
  • Unter >Buchhaltung >Fakturierung >Rechnungsausgang prüfen, ob es noch offene Rechnungen hat. Wenn ja, diese verrechnen und abschliessen.

Alte Fasnacht abschliessen

  • Unter >Fasnacht >Einstellungen >Fasnachten die alte Fasnacht schliessen