PROJEKT-BUCHHALTUNG

KLEINE UND GROSSE PROJEKTE

Kleine Projekte

Bei kleinen und übersichtlichen Projekten geht man oft den einfachen Weg:

• Sie holen beim Zulieferer ein Angebot zuhanden des Kunden ein.
• Dieser sagt die Offerte gegenüber des Lieferanten zu
• Der Lieferant sendet die an den Kunden adressierte Rechnung Ihnen zur Kontrolle zu
• Sie prüfen die Richtigkeit der Rechnung und senden Sie mit bitte um Bezahlung dem Kunden zu.

Der Vorteil ist, dass Sie rechtlich nicht haftbar sind und Sie nur eine einfache Kontrollfunktion inne haben. Ihre Arbeitsaufwände für Einholung und Vergleich der Angebote, sowie für das Controlling, verrechnen Sie dem Kunden nach Aufwand oder pauschal. Gelegentlich erhalten Sie vom Lieferanten noch ein "Zückerchen", wer weiss.

Grosse Projekte

Bei grösseren Projekten wird es schwieriger, denn

• Viele Zulieferer müssen gemanagt werden.
• Die Evaluation der Zulieferer, die in Konkurrenz stehen, muss professionell von Statten gehen.
• Auf Grund der Zulieferer Angebote werden Budgets gesprochen und Sie sind zuständig, dass diese auch eingehalten werden.
• Etwaige Zusatzaufwände, die zu Mehrkosten führen, müssen vom Kunden beglaubigt und freigegeben werden.
• Projekte, die über mehrere Jahre gehen, sind der allgemeinen Teuerung unterworfen. Dies führt dazu, dass die offerierten Preise sich automatisch erhöhen.
• Zulieferer stellen Teilrechnungen oder A-Konto Rechnungen. Auch solche Rechnungen müssen gemanagt werden und die Einhaltung des offerierten Preise muss sichergestellt sein.
• Der Kunde wünscht regelmässige Berichte zum finanziellen Stand der Projekte. Sie müssen in der Lage sein, den aktuellen Stand schnell auszuwerten und dem Kunden mitzuteilen.
• Die finanziellen Buchungen müssen schlüssig nachvollziehbar und korrekt sein.

In Ihrer Firma setzen Sie für genau solche Themen die Finanzbuchhaltung ein und deshalb machen wir das bei tryton.cloud genau auch so mit Projekt-Buchhaltungen. Der Vorteil ist, dass jeder Mitarbeiter mit kaufmännischer Grundausbildung mit der Systematik vertraut ist und somit schnell damit arbeiten kann.

SETUP

Das Setup ist in einer Minute gemacht.

Mandant erstellen

Zuerst setzen Sie einen neuen Mandant auf, was 30 Sekunden geht.

• Gehe zu >Parteien >Einstellungen >Unternehmen >Unternehmen
• Erstellen Sie einen neuen Mandanten
• Weisen Sie den Kunden als Partei zu
• Weisen Sie die Projekt-Währung zu
• Weisen Sie Ihre Firma als "Übergeordnet" zu
• Falls der Kunde ein Logo hat, so können Sie dieses hinzu fügen, damit der Kunde sein Logo auf den Dokumenten sehen kann, was ihn sicher erfreut

Kontenplan erstellen

Sie haben für Projekte wohl meistens den gleichen Kontenplan. Wir setzen ihn einmal auf für Ihre Zwecke und machen daraus eine Vorlage, die Sie einsetzen können.

• Gehe zu >Benutzer >Einstellungen und wechseln Sie unter "aktuelles Unternehmen" in den gerade erstellten Projekt-Mandanten.
• Gehe nach >Buchhaltung >Einstellungen >Allgemein >Kontenplan von Vorlage erstellen. Erstellen Sie aus Ihrer Projekte-Konten-Vorlage den Kontenplan.

Buchungsperiode

Damit gebucht werden kann, braucht es eine offene Buchungsperiode. Wir öffnen dazu ein Geschäftsjahr, das aber der Einfachheit halber auf die ganze Projektlänge definiert wird.

• xxx

Aufwand Kategorien (Artikel)

Später werden wir pro Projekt die Lieferantenrechnungen erfassen. Dabei werden wir die Aufwände strukturiert erfassen. Dazu erfassen wir Projekt-Aufwand Artikel. Gerne helfen wir Ihnen für Ihre Projekte gut einsetzbare Aufwand-Artikel zu erstellen.

• Gehe zu >Artikel >Artikel
• Erstellen Sie die nötigen Aufwand-Artikel

ARBEITEN IN DER PROJEKT-BUCHHALTUNG

Einstieg in die Projekt-Buchhaltung

• Gehe zu >Benutzer >Einstellungen und wechseln Sie unter "aktuelles Unternehmen" in den entsprechenden Projekt-Mandanten.
• Somit hat man Gewähr, dass man sicher in die richtige Projekt-Buchhaltung Rechnungen einbucht.

Was wird beschafft

Aus Sicht des Projektes erfassen wir nun Einkäufe, denn es geht darum, Waren und Dienstleistungen von Drittfirmen für das Projekt einzukaufen.

• Gehe zu >Einkauf >Einkäufe und erstellen Sie einen neuen Einkauf.
• Weisen Sie im Feld "Partei" den Lieferanten zu und beim Feld "Kunde" Ihren Kunden.
• Fügen Sie in der Liste der Positionen ein, was der Drittlieferant in welchem Umfang liefern soll.
• Optional können Sie einer Einkaufsposition die entsprechende Projektaufgabe zuweisen.
• Sie können dieses "Anforderungsprofil" der Drittfirma senden und den Einkauf auf "Angebot" setzen. Der Drittlieferant wird in der Folge ein Angebot erstellen und Sie können diesen Einkauf anschiessend preislich noch anpassen.
• Nun ist klar, was der Drittlieferant zu welchem Preis zu liefern hat und somit können Sie den Einkauf auf den Status "Beauftragt" und setzen, sobald auch der Kunde zugesagt hat.
• Sobald Sie dem Lieferanten das OK zur Ausführung gegeben haben, können Sie den Status des Einkaufs auf "Ausführen" setzen.

Lieferung und Rechnungsstellung

Der Drittlieferant wir die angebotenen Waren und Dienstleistungen nun liefern. Er wird vielleicht Teilrechnungen stellen oder auch nur eine Gesamtrechnung.

• Gehe zu >Buchhaltung >Fakturierung >Lieferantenrechnungen
• Sie sehen dort, dass für den Einkauf schon eine provisorische Lieferantenrechnung erstellt wurde.
• Sie können die Papier-Lieferantenrechnung digitalisiert in tryton.cloud bei der Lieferantenrechnung hinterlegen.
• Sie können die Rechnung auf den Status "Prüfen" stellen, wenn Sie die Originalrechnung dem Kunden zur Kontrolle zugestellt haben.
• Sie können die Lieferantenrechnung auf "Festgeschrieben" setzen, sobald der Kunde die Originalrechnung akzeptiert hat.
• Sie können die Lieferantenrechnung auf "Bezahlt" setzen, wenn der Kunde die Originalrechnung bezahlt hat.

 

AUSWERTUNGEN

Offenpostenliste

Die Offenpostenliste zeigt an, welche Rechnungen durch den Kunden noch nicht bezahlt wurden.

Erfolgsrechnung

Die Verteilung der Ausgaben auf die verschiedenen Aufwandkonti wird in der Erfolgsrechnung dargestellt.

Einkaufsauswertung

Damit man sieht, welche Unternehmer es gibt und ob deren Lieferungen schon freigegeben oder sogar schon bezahlt sind, sieht man in der Einkaufsauswertung.

Bilanz

Optional können Sie die Bilanz nutzen, um Pauschalbudgets auszubuchen.